З 10 червня 2021 року облік трудової діяльності робітника має здійснюватися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Фактично в електронні трудові книжки має вноситься та ж інформація, що і до ТК в паперовій формі, зокрема, про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, тощо.
Це не означає, що з 10 червня трудових книжок в паперовій формі не потрібно вести. Їх можна бути вести як протягом перехідного періоду, так і після його закінчення, але вже на вимогу працівника.
Для того, щоб інформація була перенесена до реєстру, працівник особисто, чи, на його прохання, роботодавець, подають відповідну анкету через веб портал електронних послуг Пенсійного фонду України, до якої додають скановані копії документів.
Працівник, крім того, може звернутись особисто до відділення ПФУ з оригіналом ТК.
Якщо інформацію вносить роботодавець, то необхідно отримати від працівника складену в довільній формі згоду на обробку персональних даних, скановану копію якої додати разом з іншими документами до ПФУ.
На скановані копії необхідно накласти електронний підпис.
Для того, щоб ПФУ прийняв документи, перевірте, щоби:
- копії виготовлювались з оригіналів документів та були кольорові, чіткі та читабельні;
- відскановані були лише заповнені сторінки в хронологічному порядку;
- Формати відсканованих документів були jpg або pdf;
- Розміри файлів не перевищували 1 МБ та їх назви відповідали виду сканованого документу;
- паспортні данні відповідали записам у трудовій;
- був наявний підпис власника трудової книжки та підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок.
Після внесення даних в Реєстр працівник зможе переглянути наявну інформацію про себе, свій трудовий чи страховий стаж в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (pfu.gov.ua).
При прийомі на роботу трудова книжка буде надаватись роботодавцю лише у випадку, якщо робітник її має. Якщо ні, то працівник може надати відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Згідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України, трудова книжка оформлюється в обов’язковому порядку, протягом 5 днів з моменту прийняття співробітника, але на вимогу працівника, що вперше приймається на роботу.
Трудова книжка буде зберігатись у працівника, але рекомендуємо, щоб працівник подав відповідну заяву.
Трудові книжки тих працівників, що вже працевлаштовані, та які зберігаються на підприємстві, можуть бути на вимогу працівника бути видані на підставі заяви.
В той же час, видати всім працівникам трудові книжки в обов'язковому порядку роботодавець зобов’язаний після закінчення робіт щодо включення Пенсійним фондом України працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування відомостей про трудову діяльність працівників.
Роботодавець у випадку звільнення зобов’язаний:
- Видати робітнику копію наказу в день звільнення;
- Провести розрахунок у цей же день;
- Внести запис до трудової книжки, яка зберігається у працівника, на його вимогу.
