Підприємець зобов'язаний вести трудові книжки працівників, які працюють у нього більше 5 робочих днів (якщо ця робота є основною).
При цьому записи в трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів, вносяться підприємцем самостійно на підставі наказу та укладеного трудового договору. Запис в трудову книжку засвідчується особистим підписом ФОП, а також (за наявності) проставляється печатка.
Якщо працівники надають послуги (кухарі, няньки, водії тощо), то трудові книжки зберігаються у них.
Про прийом на роботу видається наказ у довільній формі, який повинен містити обов'язкові реквізити.
Можливо, в якості зразка, використовувати наказ про прийом на роботу, затверджений наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 (№ П-1).
У цьому ж наказі Держкомстату можна знайти зразки наказів на відпустку, звільнення, розрахункові відомості, табеля обліку робочого часу.
При прийомі співробітників підприємець зобов'язаний завести на кожного співробітника особисту справу, яка повинна містити:
- особисті картки працівників з фото (3х4);
- копії документів працівника (паспорт, ідентифікаційний код, диплом про освіту (з додатком), свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дитини (до 15 років), медична книжка (в разі необхідності), свідоцтво про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди), свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування;
- заяви на прийом на роботу, відпустки, звільнення, переведення і т.п .;
- накази щодо працівника, як по основних питаннях, так і по відрядженнях, дисциплінарним стягненням, премій;
- договори про повну матеріальну відповідальність;
- посадові інструкції;
- трудові договори (в т.ч. контракти).
Крім того, фізична особа-підприємець зобов'язаний вести таку кадрову документацію:
- книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;
- журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (за власним бажанням);
- табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;
- документи, що підтверджують нарахування та виплату заробітної плати;
- графіки відпусток;
- штатні розписи;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- положення про оплату праці (преміювання тощо);
- документи на проведення медогляду співробітників (в разі необхідності).
